¿Cómo digitalizar la documentación que su empresa dispone en formato papel?
LE AYUDAMOS A AHORRAR TIEMPO EN EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN, ADEMÁS DE MANTENER ACCESIBLE Y SEGURA TODA LA DOCUMENTACIÓN UNA VEZ DIGITALIZADA
En Active siempre realizamos un estudio previo de asesoramiento
En el que definimos el volumen de documentación a digitalizar, estado y tamaño de la misma, manipulación, indexación….
en definitiva, todas las posibles variables del proceso, además de aconsejar sobre la mejor forma llevarlo acabo con el fin de que le resulte lo más útil y económico posible.
Pasos para digitalizar la documentación empresarial que disponga en papel
01. ¿Dónde se encuentra la documentación?
Podemos recibirla en nuestras instalaciones o podemos realizarlo in-situ en su empresa.
02. Digitalización
Procesamiento con OCR full text, que permite realizar cualquier búsqueda: palabra, código, cif, número o incluso el comienzo de una palabra en el PDF resultante.
Posibilidad:
• Extracción de metadatos.
• Certificación válida por la AEAT, permitiendo la posterior destrucción. Válido para facturas de compra recibidas.
03. Almacenamiento
• Básico con la estructura de archivos y carpetas.
• En SharePoint (gestor documental de Microsoft), permite guardar por estructura de contenidos o metadatos, permitiendo una búsqueda rápida de cualquier documento.
• Posibilidad de indexación con el ERP.
• Cualquier otra posibilidad adecuada a las circunstancias de su empresa.
04. ¿Qué hacemos con el papel?
Disponemos de diferentes modalidades según sus necesidades:
• Destrucción confidencial y certificada.
• Custodia física de la documentación.
• Devolución del archivo original a su empresa.
